Envoyez automatiquement un e-mail lorsqu'une facture est en retard.

Cette documentation explique comment utiliser la fonctionnalité Invoice Rover dans Benji Pays pour envoyer automatiquement un e-mail lorsqu'une facture est en retard.

Configuration du mobile de factures

Étape 1: Connectez-vous à Benji Pays.

Étape 2: Cliquez sur « Paramètres » puis cliquez sur « Facture Rover ».

Étape 3: Cliquez sur « Nouvelle règle ».

Étape 4: Sélectionnez le type de rappel : « Rappel de facture due ».

Étape 5: Sélectionnez « En retard » dans le menu déroulant Condition de la règle.

Étape 6: Donnez un nom à la règle, par exemple « Facture en retard ».

Étape 7: Sélectionnez le(s) modèle(s) pour l'e-mail de rappel. Vous pouvez choisir parmi des modèles en anglais ou en français, ou créer votre propre modèle dans la section « Modèles d'e-mails » sous Paramètres>Modèles d'e-mails dans Benji Pays.

Étape 8: Définissez le jour de règle sur le nombre de jours après le retard de la facture auquel vous souhaitez que le rappel soit envoyé. Par exemple, si vous souhaitez envoyer le rappel 3 jours après le retard de la facture, définissez le jour de règle sur 3. Choisissez le modèle à utiliser pour le rappel.

Étape 9: Ajoutez des jours de règle supplémentaires si vous le souhaitez, en précisant le nombre de jours et le modèle à utiliser.

Étape 10: Dans la section Client, choisissez d'envoyer uniquement aux clients de la liste suivante ou choisissez d'envoyer à tous les clients à l'exception des clients de la liste spécifiée.

Étape 11: Paramètres de facture - Choisissez d'activer un champ mémo pour activer l'option de champ mémo. Les factures seront incluses lorsque le message sur le relevé ou le message sur la facture contient le

le texte suivant par exemple : Inclure ou Ignorer.

Il peut également contenir d'autres textes, Benji Pays recherchera tout le champ Mémo. Assurez-vous qu'il s'agit de quelque chose qui n'apparaîtrait normalement pas dans vos champs Mémo, pensez à utiliser des caractères spéciaux. Pour ignorer une facture, sélectionnez la date que vous souhaitez ignorer.

Étape 12: Avec la fonctionnalité « Ignorer les factures dont la date de création est antérieure à », cela vous permet d'éviter d'envoyer des factures générées avant une date spécifique que vous avez définie. Pour désactiver cette fonction, laissez simplement la case date vide.

Étape 13: Conditions de paiement: vous pouvez activer toutes les conditions de paiement ou vous avez la possibilité de toutes les désactiver.

conditions de paiement qui ignoreront toutes les factures avec des conditions de paiement.

Vous pouvez également activer ou désactiver chaque condition de paiement séparément. Toutes les factures dont les conditions de paiement sont désactivées dans votre liste seront ignorées.

Étape 14: Activer/Désactiver l'option de statut de paiement automatique :

Activé: vous pouvez choisir d'envoyer uniquement lorsque le paiement automatique est activé. Les factures ne seront envoyées que si le client est activé pour le paiement automatique et que la facture correspond aux règles de paiement automatique.

Désactivé: vous pouvez sélectionner l'envoi uniquement lorsque le paiement automatique est désactivé. Les factures ne seront envoyées que si le client est désactivé pour le paiement automatique et que la facture correspond aux règles de paiement automatique.

Remarque : Le paiement automatique sera considéré comme activé même si le client n'a pas de profil de paiement activé.

Étape 15: Sous « Paramètres de courrier électronique », vous pouvez choisir d'inclure à la fois le PDF de la facture et toutes les pièces jointes QuickBooks marquées « Joindre au courrier électronique ». Activez ces options en basculant le commutateur pour afficher le bleu marine. De plus, vous pouvez ajouter des destinataires CC ou BCC en saisissant leurs adresses e-mail et en appuyant sur « Entrée ».

Étape 16: Assurez-vous que la règle est activée et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Après avoir enregistré votre règle, vous serez redirigé vers la page Paramètres de facturation mobile. C'est ici que vous pouvez activer tous vos rappels en activant le bouton « Activer les rappels ».

Dans la zone « Actions » de chaque règle, vous pouvez activer/désactiver la règle en basculant le commutateur. Modifiez une règle, cliquez simplement sur l'icône en forme de crayon. Si vous devez dupliquer une règle, cliquez sur l'icône en papier et supprimez une règle en cliquant sur l'icône de la corbeille.

Dans la section « Recherche de règles client », vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant, puis cliquer sur Rechercher pour voir quelles règles de rappel seront traitées pour le client sélectionné.