Envoyer automatiquement un rappel par e-mail lorsque la facture est créée

Veuillez noter que les fonctionnalités d'Invoice Rover sont actuellement dans une version bêta limitée et ne sont pas disponibles pour tous les clients pour le moment. Nous espérons avoir une version bêta publique entre mi et fin avril 2024.

Notre nouvelle fonctionnalité envoie automatiquement un rappel par e-mail peu après la création d'une nouvelle facture. Cet outil permet de garantir que vos clients sont immédiatement informés des nouveaux frais, encourageant ainsi les paiements dans les délais.

Étape 1: Connectez-vous à Benji Pays.

Étape 2: Cliquez sur « Paramètres » puis cliquez sur « Facture Rover ».

Étape 3: Sélectionnez Nouvelle règle.

Étape 4: Dans la liste déroulante Type de rappel, sélectionnez Nouvelle notification de facture.

Étape 5: Nommez la règle.

Étape 6: Sélectionnez un nouveau modèle de notification de facture en anglais ou en français. Cliquez sur Modèles d'e-mails pour créer votre propre modèle.

Étape 7: Sélectionnez la période de règle en minutes ou en heures et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Si vous souhaitez ajouter une autre période de règle, cliquez sur « Ajouter une période ».

Remarque : Il s'agit d'un délai approximatif qui indique le temps minimum pendant lequel le système attendra avant de traiter les factures. Le temps réel peut être plus long.

Étape 8: Dans la section Client, choisissez d'envoyer uniquement aux clients de la liste suivante ou choisissez d'envoyer à tous les clients à l'exception des clients de la liste spécifiée.

Étape 9: Paramètres de facture - Choisissez d'activer un champ mémo pour activer l'option de champ mémo. Les factures seront incluses lorsque le message sur le relevé ou le message sur la facture contient le

le texte suivant par exemple : Inclure ou Ignorer.

Il peut également contenir d'autres textes, Benji Pays recherchera tout le champ Mémo. Assurez-vous qu'il s'agit de quelque chose qui n'apparaîtrait normalement pas dans vos champs Mémo, pensez à utiliser des caractères spéciaux. Pour ignorer une facture, sélectionnez la date que vous souhaitez ignorer.

Étape 10: Avec la fonctionnalité « Ignorer les factures dont la date de création est antérieure à », cela vous permet d'éviter d'envoyer des factures générées avant une date spécifique que vous avez définie. Pour désactiver cette fonction, laissez simplement la case date vide.

Étape 11: Conditions de paiement: vous pouvez activer toutes les conditions de paiement ou vous avez la possibilité de toutes les désactiver.

conditions de paiement qui ignoreront toutes les factures avec des conditions de paiement.

Vous pouvez également activer ou désactiver chaque condition de paiement séparément. Toutes les factures dont les conditions de paiement sont désactivées dans votre liste seront ignorées.

Étape 12: Activer/Désactiver l'option de statut de paiement automatique :

Activé: vous pouvez choisir d'envoyer uniquement lorsque le paiement automatique est activé. Les factures ne seront envoyées que si le client est activé pour le paiement automatique et que la facture correspond aux règles de paiement automatique.

Désactivé: vous pouvez sélectionner l'envoi uniquement lorsque le paiement automatique est désactivé. Les factures ne seront envoyées que si le client est désactivé pour le paiement automatique et que la facture correspond aux règles de paiement automatique.

Remarque : Le paiement automatique sera considéré comme activé même si le client n'a pas de profil de paiement activé.

Étape 13: Sous « Paramètres de courrier électronique », vous pouvez choisir d'inclure à la fois le PDF de la facture et toutes les pièces jointes QuickBooks marquées « Joindre au courrier électronique ». Activez ces options en basculant le commutateur pour afficher le bleu marine. De plus, vous pouvez ajouter des destinataires CC ou BCC en saisissant leurs adresses e-mail et en appuyant sur « Entrée ».

Étape 14: Assurez-vous que la règle est activée et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Après avoir enregistré votre règle, vous serez redirigé vers la page Paramètres de facturation mobile. C'est ici que vous pouvez activer tous vos rappels en activant le bouton « Activer les rappels ».

Dans la zone « Actions » de chaque règle, vous pouvez activer/désactiver la règle en basculant le commutateur. Modifiez une règle, cliquez simplement sur l'icône en forme de crayon. Si vous devez dupliquer une règle, cliquez sur l'icône en papier et supprimez une règle en cliquant sur l'icône de la corbeille.

Dans la section Recherche de règles client, vous pouvez sélectionner un client dans le menu déroulant, puis cliquer sur Rechercher pour voir quelles règles de rappel seront traitées pour le client sélectionné.