Paramètres d'envoi d'e-mails pour l'envoi de factures (cc, cci) et le traitement automatique, y compris les pièces jointes

Cet article vous montrera comment envoyer des factures en sélectionnant manuellement ou automatiquement les adresses e-mail auxquelles les factures doivent être envoyées. Il vous montrera également comment envoyer des reçus à toutes les adresses e-mail ajoutées aux factures dans QuickBooks Online.

Pour les paramètres d'e-mail pour l'envoi des factures, suivez les étapes de 1 à 5.

Pour les paramètres d'e-mail pour le traitement automatique, faites défiler jusqu'à la section en surbrillance intitulée "Paramètres d'e-mail pour le traitement automatique".

Étape 1 : Connectez-vous à Benji Pays.

Étape 2 : Sélectionnez Paramètres dans le menu bleu à gauche de l'écran. Ensuite, sélectionnez Paramètres de l'entreprise.

Étape 3 : Faites défiler vers le bas jusqu'aux Paramètres d'envoi d'e-mails. Ici, vous verrez les paramètres de CC et de CCI où vous pouvez ajouter des adresses e-mail en les saisissant ou en sélectionnant des adresses e-mail déjà affichées. Assurez-vous de cliquer sur "Enregistrer les paramètres d'envoi d'e-mails", sinon vos paramètres ne seront pas sauvegardés.

*Veuillez noter : Vous pouvez ajouter de nouvelles adresses e-mail en les saisissant, et les adresses e-mail en CC/CCI peuvent être supprimées lors de l'envoi d'e-mails si nécessaire en cliquant sur "X" devant l'adresse e-mail.

Étape 4 : Accédez aux factures ouvertes et cliquez sur l'enveloppe d'e-mails.

Étape 5 : Vous pourrez maintenant voir les adresses e-mail en CC et en CCI lorsque vous envoyez une facture. Vous remarquerez qu'il est indiqué (À partir des paramètres d'envoi d'e-mails) à côté de l'adresse e-mail pour vous montrer d'où provient l'adresse e-mail.

Option 1 : "Afficher les e-mails de la facture dans votre système de comptabilité lors de l'envoi d'une facture". Vous pouvez choisir les adresses e-mail (provenant de votre système de comptabilité) auxquelles vous souhaitez envoyer la facture à chaque envoi. Cliquez sur "Enregistrer les paramètres d'envoi d'e-mails" pour sauvegarder vos paramètres d'e-mails.

Vous remarquerez qu'il est indiqué (De la facture du système de comptabilité) à côté de l'adresse e-mail pour vous montrer d'où provient l'adresse e-mail.

Option 2 : "Afficher et sélectionner les e-mails de la facture dans votre système de comptabilité lors de l'envoi d'une facture" (Cette option 2 remplace les paramètres de l'option 1). Cette option affichera et sélectionnera également les adresses e-mail de la facture dans votre système de comptabilité afin que vous puissiez envoyer la facture aux mêmes personnes à chaque fois sans avoir à choisir manuellement les adresses e-mail à ajouter à la facture. Cliquez sur "Enregistrer les paramètres d'envoi d'e-mails" pour sauvegarder vos paramètres d'e-mails.

Vous remarquerez qu'il sélectionne automatiquement les adresses e-mail pour vous et indique (De la facture du système de comptabilité) à côté de l'adresse e-mail pour vous montrer d'où provient l'adresse e-mail.

Paramètres d'e-mail pour le traitement automatique :

Étape 1 : Activez l'option "Pendant le traitement automatique" pour envoyer des reçus à toutes les adresses e-mail ajoutées aux factures dans QuickBooks Online, cela inclut les champs "À", "CC" et "CCI" sur la facture. Ce paramètre nécessite que l'option "Activer l'envoi d'e-mails de reçu à vos clients" dans vos paramètres de traitement automatique soit activée. Désactiver "Activer l'envoi d'e-mails de reçu à vos clients" remplacera les paramètres individuels de chaque client pour être activés dans les paramètres de traitement automatique.

Étape 2 : Pour activer l'envoi des reçus, voir ci-dessous. (Si ce n'est pas déjà activé)

Pièces jointes aux factures par e-mail

Lors de l'envoi des factures depuis Benji Pays, toutes les pièces jointes cochées dans la section des pièces jointes de la facture dans QuickBooks Online ou Xero seront envoyées dans Benji Pays.

Vous pouvez sélectionner "Tout" pour envoyer toutes les pièces jointes ou retirer "Tout" pour envoyer ou retirer toutes les pièces jointes, mais par défaut, le système pré-sélectionnera toutes les cases qui ont été cochées sur la facture dans QuickBooks Online ou Xero.