Vidéo Récapitulative
Les Paramètres
Paramètres de Traitement Automatique
Heure pour mettre en file le Traitement Automatique :
Délai en jours :
Traiter les Avoirs :
Activer l'envoi de courriels de reçu :
Joindre les factures PDF aux courriels de reçu de vos clients :
Ne pas suivre ni afficher les factures ignorées en raison de leur date d'échéance non respectée dans vos rapports de transactions :
Ne pas envoyer de notifications de paiements de factures, de demandes de cartes ou de résultats du Traitement Automatique à l'adresse électronique de l'entreprise dans vos Paramètres d'Entreprise :
Traitement Automatique Activé :
Paramètres d'Ignorance de Factures Ignorer les factures avec une date antérieure à :
QuickBooks Online et Desktop uniquement :
Conditions de Paiement :
Xero Uniquement :
Thèmes de Marque de Xero :
Rapport de Prévision du Traitement Automatique
Dans Benji Pays, allez dans Paramètres >> Paramètres de l'entreprise
Paramètres de Traitement Automatique
Cliquez sur Paramètres de Traitement Automatique à droite
Heure pour mettre en file le Traitement Automatique :
L'heure du jour à laquelle votre Traitement Automatique sera mis en file. Sélectionnée ci-dessus, votre tâche de Traitement Automatique sera ajoutée à notre file d'attente de traitement.
Cette option n'est disponible que sur notre plan Pro ou supérieur.
Le traitement automatique n'est pas garanti de s'exécuter à cette heure, mais il démarrera à un moment après cette heure, généralement dans l'heure, mais cela pourrait prendre plus de temps en fonction de la charge de nos serveurs.
Si vous souhaitez garantir que votre traitement s'exécute avant une heure spécifique de la journée, choisissez une heure d'exécution 2 heures ou plus avant cette heure.
Jours de retard :
Par défaut, Benji Pays traitera un paiement de facture à sa date d'échéance. Vous pouvez demander à Benji Pays d'ajuster cela en fonction du nombre de jours avant ou après vos dates d'échéance de facture avec le paramètre Jours de retard.
En définissant vos Jours de retard à +2, par exemple, le traitement attendra deux jours supplémentaires. Par exemple, une facture due le 1er juillet sera traitée le 3 juillet.
En réglant vos Jours de retard à -2, les factures seront traitées deux jours avant la date d'échéance. Par exemple, une facture due le 1er juillet sera traitée le 29 juin.
Traiter les avoirs :
Avec ce paramètre activé, Benji Pays recherchera des avoirs dans votre système comptable pour chaque client pendant le traitement automatique. Si un avoir est trouvé, Benji Pays appliquera automatiquement ce crédit à la facture avant de traiter la carte de crédit ou le prélèvement bancaire.
Cette option est uniquement disponible dans notre plan Pro ou supérieur.
Donc, si un client a une facture de 100 $ et un avoir de 30 $, Benji Pays appliquera d'abord l'avoir à la facture dans le système comptable. Ensuite, le client sera facturé uniquement pour le solde restant, et leur reçu par e-mail expliquera ce qui s'est passé.
Vous pouvez annuler cette option pour chaque client si vous le souhaitez dans la section "Clients" de Benji Pays.
Activer l'envoi des courriels de reçu :
Lorsqu'elle est activée, toute personne ayant des courriels activés dans Benji Pays recevra une copie du reçu de transaction.
Joindre les factures PDF aux courriels de reçu de vos clients :
Lorsqu'elle est activée, une copie PDF de la facture payée sera jointe aux courriels de reçu (si le paramètre ci-dessus est activé) lors du traitement automatique.
Pour QuickBooks Online et Xero, il s'agira du même PDF que celui que vous enverriez depuis ces systèmes, avec toute votre image de marque. Pour QuickBooks Desktop, il s'agira d'un PDF généré par Benji Pays.
Ne pas suivre ni afficher les factures ignorées en raison de leur date d'échéance non respectée dans vos rapports de transaction :
Ce paramètre est activé par défaut et nous vous recommandons de le laisser activé pour maintenir la propreté de vos rapports de transactions et les rendre plus faciles à lire.
Si vous désactivez ce paramètre, il y aura une entrée dans votre rapport de transactions pour chaque facture qui n'est pas encore due, chaque jour, jusqu'à ce que cette facture soit traitée.
Ne pas envoyer de notifications de paiements de factures, de demandes de carte ou de résultats de traitement automatique à l'e-mail de l'entreprise dans vos paramètres d'entreprise :
Par défaut, Benji Pays envoie ces courriels de notification à l'adresse e-mail spécifiée dans vos paramètres d'entreprise, ainsi qu'à tous les utilisateurs ayant activé les notifications.
Lorsque ce paramètre est activé, l'e-mail spécifié dans les paramètres de votre entreprise ne recevra pas ces notifications.
Traitement automatique activé :
Lorsqu'il est désactivé, votre traitement automatique est arrêté et ne s'exécutera pas.
Lorsqu'il est activé, votre traitement automatique est activé et s'exécutera quotidiennement.
Paramètres de saut de facture
Les paramètres de saut de facture de Benji Pays vous permettent de contrôler les factures qui seront ignorées en apportant de petites modifications à celles-ci dans votre système comptable. Nous avons conçu cela de cette manière pour vous permettre de rester dans les outils que vous utilisez déjà et minimiser la fréquence à laquelle vous devez accéder à Benji Pays.
Cliquez sur Paramètres de saut de factures à droite.
Ignorer les factures dont la date de facturation est antérieure à :
Pour que Benji Pays ignore toutes les factures antérieures à une date spécifique, sélectionnez une date et cliquez sur "Enregistrer les paramètres d'ignorance de facture".
C'est une excellente fonctionnalité si vous souhaitez uniquement traiter automatiquement les factures après une date spécifique, par exemple uniquement les factures après la date à laquelle vous avez configuré Benji Pays.
QuickBooks Online et Desktop uniquement :
Champ Mémo Ignoré :
Ignorer les factures lorsque leur champ Mémo (QuickBooks Desktop) ou Message sur le relevé ou Message sur la facture (QuickBooks Online) contient le texte suivant (il peut également contenir d'autres textes, Benji effectuera une recherche dans l'ensemble du champ mémo). Assurez-vous que c'est quelque chose qui n'apparaîtrait normalement pas dans vos champs mémo, envisagez d'utiliser des caractères spéciaux.
Par exemple, si vous saisissez NAP dans ce champ, puis saisissez le même texte dans le Message sur la facture sur une facture dans QuickBooks Online, cette facture ne sera pas traitée lors du traitement automatique. C'est un moyen facile de sauter une seule facture que vous ne souhaitez pas traiter automatiquement.
Conditions de paiement :
Vous pouvez contrôler quelles factures seront traitées ou ignorées lors du traitement automatique en fonction de vos conditions de paiement QuickBooks sur la facture.
Pour désactiver le traitement pour les factures ayant des conditions de paiement spécifiques, désactivez l'interrupteur pour cette condition de paiement et cliquez sur "Enregistrer les paramètres d'ignorance de facture". Ces factures seront maintenant ignorées.
Xero seulement :
Thèmes de marque Xero :
Vous pouvez contrôler les factures qui seront traitées ou ignorées lors du traitement automatique en fonction de vos thèmes de marque Xero.
Pour désactiver le traitement pour les factures ayant un thème de marque spécifique dans Xero, éteignez le commutateur pour ce thème de marque et cliquez sur "Enregistrer les paramètres de saut de facture". Ces factures seront désormais ignorées.
Rapport de prévision de traitement automatique
Vous pouvez consulter votre rapport de prévision de traitement automatique dans Benji Pays sous le menu Transactions.
Ce rapport vous indiquera quelles factures seront traitées pour une date donnée et lesquelles seront ignorées, en fonction de toutes les règles de traitement automatique. C'est une excellente façon de voir l'impact des modifications apportées à vos paramètres de saut de facture sur le traitement automatique. C'est également un excellent moyen de dépanner pourquoi une facture n'a pas été traitée pendant le traitement automatique.
